Introducción

El sistema de Gestion de Clientes Proinfo CRM es un sistema desarrollado totalmente en Genexus, utilizando las herramientas K2B Tools. Está desarrollado para ser ejecutado en la Web, ya sea sobre servidores locales o hosteado. Funciona en su versión actual sobre servidores Microsoft y bases de datos SQL Server o MySql. Su principal función es el manejo de los clientes, sus negocios y sus actividades. El sistema tiene seguridad de usuarios integrada en la herramienta, pudiendo configurarse usuario, roles y actividades. Proinfo CRM es accesible, si está publicado, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo que disponga de unanavegador web. La estructura de manejo de datos del sistema es la siguiente:

Cuentas

Como vemos en el esquema el comienzo del sistema son las cuentas o clientes. Allí podemos cargar toda la información del cliente, sus datos económicos, sus datos geográficos, sus datos de facturación, sus relaciones con otras cuentas, sus teléfonos. Allí mismo cargamos los contactos asociados a ese cliente tantos como sea necesario. En el contacto tendremos datos del contacto como su correo electrónico, su dirección y teléfono. También a este nivel podemos cargar los correos corporativos del cliente, y las sucursales que pueda tener.

La cuenta puede estar relacionada con el ERP para el caso que se quiera disparar una acción de pedidos de mercadería o facturación. El sistema permite configurar procesos en forma paramétrica para disparar operaciones cruzadas con nuestro ERP.

Las cuentas pueden ser ingresadas al CRM en forma manual digitando los datos o importándolos desde una base de datos en formato Excel.

Negocios

Un vez ingresada una cuenta al CRM ya podemos comenzar a ingresarle negocios, se podrán ingresar tantos negocios como se desee a una misma cuenta. Los negocios nos van a permitir ingresar los siguientes datos:

Tipo de Negocio (Definido por el usuario, esto tiene asociado un Workflow para las actividades); Descripción del negocio; cuenta; contacto; comienzo y fecha estimada de cierre, productos que componen el negocio y sus precios. A su vez podemos anexar al negocio, documentos o archivos asociados al negocio. En los negocios definimos etapas y las vamos variando en la medida que el negocio avanza.

Actividades

Cada negocio puede tener n actividades. Las actividades son las gestiones que hace el usuario sobre los negocios. En esas actividades se puede estar llamando al contacto por teléfono, enviarle un correo, o agendando una visita, todo depende del tipo de negocio. Las actividades se pueden filtrar para seleccionar la que uno quiere y se pueden ordenar como el usuario crea. El panel de actividades es el panel principal del sistema ya que es lo que el usuario tiene para hacer, es el primer panel que muestra al ingresar al sistema.

En una actividad el usuario puede realizar las suigiente funciones:

• Posponer la actividad para otra fecha, y esta aparecerá en su panel ese día
• Pedir que nos avise por mail de la próxima actividad en un determinado día y hora
• Modificar los precios de un negocio
• Cambiar la etapa de los negocios (por ejemplo pasar de Prospección a Presupuesto)
• Enviar un correo electrónico
• Generar un pedido de facturación
• Ver el Historial de las actividades de un negocio
• Cerrar un Negocio
• En definitiva en las actividades esta todo el movimiento posible de los negocios

Funciones adicionales del sistema

• El sistema permite configurar toda la información asociada a las cuentas y los negocios.
• Permite definir las etapas de un negocio y el workflow de las etapas a seguir por tipo de negocio.
• Las etapas pueden disparar acciones de forma que al cambiar un negocio de una etapa a otra envíe por ejemplo un correo, o le asigne la tarea a otro usuario, etc.
• El sistema está totalmente auditado a nivel de base de datos.
• El sistema lleva una lista de precios por artículo.

Correos

• El sistema envía correos y establece su propia cola, con cualquier servidor de correo, el servidor de correo se establece por usuario, por lo que un usuario puede enviar por un servidor propio y otro por gmail por ejemplo.
• Estas colas de correo se pueden programar para que el envío no sea masivo evitando que el servidor caiga en Spam.
• El sistema dispone de un editor de planillas HTML para diseñar los correos con imágenes y una estética corporativa.
• Los correos salen siempre con la firma del usuario que se carga en el sistema.

Marketing y Campañas

• Proinfo CRM permite el ingreso de bases de datos ya que dispone de un repositorio de archivos.
• Estas bases de datos pueden ser utilizadas para hacer prospección de cuentas, permitiendo al usuario seleccionar registros que al cargarse a Proinfo CRM se crea automáticamente la cuenta, el contacto, el negocio y la primer actividad.
• Desde esas bases de datos también se pueden lanzar campañas de marketing por correo electrónico.

Informes

• El sistema dispone de informes del tipo de tablas dinámicas, así como informes prediseñados de actividades por usuario, negocios por usuario, forecast de ventas.